“A eterna juventude do microfilme” – a frase não é minha, mas não desgosto.

Não pretendo fazer deste meu blog um blog de cariz profissional (já o disse algumas vezes), mas não podia deixar de colocar este pequeno apontamento.

Há algum tempo, deram-me a ler dois artigos que sairam na comunicação social imprensa, sob o grande chavão “A eterna juventude do micofilme”.

Não foi com nenhuma admiração que os li, nem muito menos a mensagem a passar era nova para mim. Todavia, o dedo é apontado ao governo numa área que me é muito querida e pela qual nas últimas duas ligislaturas muito se tem feito (é lamentável que isso não seja referido, mas também parece-me não ser fulcral para os projectos que se encontram em desenvolvimento). Assim, não pretendo, aqui, entrar em defesa da administração pública regional, nem pouco mais ou menos. Porém, e por ser arquivista (de alma e coração), gostaria de deixar algumas palavras.

Como é do conhecimento geral (espero eu) no final da última legislatura início desta foram lançadas as bases que definem a política arquivistica regional, enquadrada na política nacional, mas com algumas nuances. Estas nuances colocaram a Região Autónoma dos Açores na vanguarda (no que toca aos textos legais, que são o fundamento de um projecto sólido), no novo paradigma (palavra muito na moda, que já deixou de fazer sentido, no que se refere ao seu aspecto de “novo”).

É também do conhecimento geral que o microfilme continua a ser reconhecido na lei como suporte alternativo ao papel, com o seu devido valor legal (o seu carácter probatório). Assim, parece-me que a “Eterna juventude do microfilme” não é posta em causa.

Claro que entendo e aceito que as empresas prestadoras deste serviço queiram-no realizar na administração pública e apresento aqui, desde já, os meus agradecimento por existirem empresas do ramo.

No entanto, e sempre que se pretenda microfilmar é imprescindível ter em conta alguns factores e a sua devida contextualização.
I.Ao nível da contextualização convém considerar que, e na Região Autónoma dos Açores,:
1.A administração pública regional possui documentação acumulada com 34 anos de idade (é jovem sim);
2.Desde 2007 os organismos regionais passaram a poder usufruir de profissionais de especializados na área de arquivo inseridos e agindo no contexto organizacional, que contribuem para uma melhor gestão da informação, de acordo com uma base legal que define exactamente âmbito e conteúdo da sua acção.

Não vou contextualizar mais.

Continuando, algumas questões têm de ser colocadas em cima da mesa quando se pretende tranferir a informação de suporte:
O que é que se pretende microfilmar?
A documentação a microfilmar já foi avaliada pelos técnicos especializados da área?
É necessário microfilmar?

II.Passemos a alguns factores fulcrais (só alguns) que devem ser analisados e considerados quando se pretende mudar do suporte papel para o suporte microfilme.
1.É passível de microfilmagem a documentação de valor secundário, de conservação permanente.
2.É passível de microfilmagem a documentação que por algum motivo se encontre em risco de conservação e preservação, ou que esteja a colocar em risco o acervo informativo.
3.É passível de microfilmagem a documentação que, abrangida pelos pontos 1.e 2., seja de utilização frequente.

Não vou apresentar mais factores directamente relacionados com a preservação da informação, no que diz respeito a matéria de microfilmagem.

III.Outro aspecto a ter em conta, não menos importante que os anteriores, é a questão financeira e económica.
Qual o custo/ benefício?
1.Se a documentação a microfilmar já foi alvo de avaliação, por parte de especialistas da área, o custo/benefício dependerá dos pontos I. e II. E concerteza o seu custo não será elevado e o benefício será reconhecido.
2.Se o organismo que tem a sua informação em microfilme necessitar de a imprimir com carácter urgente que meios possui para o fazer?
a.ou Investe no equipamento,
b.ou cria uma parceria com a empresa que microfilmou, ou outra,
garantindo poder obter a sua informação em tempo útil.

Não me vou alongar mais.

NOTA FINAL: Por favor não microfilmem requisições, nem facturas, nem mapas mensais de assiduidade, nem balancetes.