terça-feira, setembro 07, 2010

“A eterna juventude do microfilme” – a frase não é minha, mas não desgosto.

Não pretendo fazer deste meu blog um blog de cariz profissional (já o disse algumas vezes), mas não podia deixar de colocar este pequeno apontamento.

Há algum tempo, deram-me a ler dois artigos que sairam na comunicação social imprensa, sob o grande chavão “A eterna juventude do micofilme”.

Não foi com nenhuma admiração que os li, nem muito menos a mensagem a passar era nova para mim. Todavia, o dedo é apontado ao governo numa área que me é muito querida e pela qual nas últimas duas ligislaturas muito se tem feito (é lamentável que isso não seja referido, mas também parece-me não ser fulcral para os projectos que se encontram em desenvolvimento). Assim, não pretendo, aqui, entrar em defesa da administração pública regional, nem pouco mais ou menos. Porém, e por ser arquivista (de alma e coração), gostaria de deixar algumas palavras.

Como é do conhecimento geral (espero eu) no final da última legislatura início desta foram lançadas as bases que definem a política arquivistica regional, enquadrada na política nacional, mas com algumas nuances. Estas nuances colocaram a Região Autónoma dos Açores na vanguarda (no que toca aos textos legais, que são o fundamento de um projecto sólido), no novo paradigma (palavra muito na moda, que já deixou de fazer sentido, no que se refere ao seu aspecto de “novo”).

É também do conhecimento geral que o microfilme continua a ser reconhecido na lei como suporte alternativo ao papel, com o seu devido valor legal (o seu carácter probatório). Assim, parece-me que a “Eterna juventude do microfilme” não é posta em causa.

Claro que entendo e aceito que as empresas prestadoras deste serviço queiram-no realizar na administração pública e apresento aqui, desde já, os meus agradecimento por existirem empresas do ramo.

No entanto, e sempre que se pretenda microfilmar é imprescindível ter em conta alguns factores e a sua devida contextualização.
I.Ao nível da contextualização convém considerar que, e na Região Autónoma dos Açores,:
1.A administração pública regional possui documentação acumulada com 34 anos de idade (é jovem sim);
2.Desde 2007 os organismos regionais passaram a poder usufruir de profissionais de especializados na área de arquivo inseridos e agindo no contexto organizacional, que contribuem para uma melhor gestão da informação, de acordo com uma base legal que define exactamente âmbito e conteúdo da sua acção.

Não vou contextualizar mais.

Continuando, algumas questões têm de ser colocadas em cima da mesa quando se pretende tranferir a informação de suporte:
O que é que se pretende microfilmar?
A documentação a microfilmar já foi avaliada pelos técnicos especializados da área?
É necessário microfilmar?

II.Passemos a alguns factores fulcrais (só alguns) que devem ser analisados e considerados quando se pretende mudar do suporte papel para o suporte microfilme.
1.É passível de microfilmagem a documentação de valor secundário, de conservação permanente.
2.É passível de microfilmagem a documentação que por algum motivo se encontre em risco de conservação e preservação, ou que esteja a colocar em risco o acervo informativo.
3.É passível de microfilmagem a documentação que, abrangida pelos pontos 1.e 2., seja de utilização frequente.

Não vou apresentar mais factores directamente relacionados com a preservação da informação, no que diz respeito a matéria de microfilmagem.

III.Outro aspecto a ter em conta, não menos importante que os anteriores, é a questão financeira e económica.
Qual o custo/ benefício?
1.Se a documentação a microfilmar já foi alvo de avaliação, por parte de especialistas da área, o custo/benefício dependerá dos pontos I. e II. E concerteza o seu custo não será elevado e o benefício será reconhecido.
2.Se o organismo que tem a sua informação em microfilme necessitar de a imprimir com carácter urgente que meios possui para o fazer?
a.ou Investe no equipamento,
b.ou cria uma parceria com a empresa que microfilmou, ou outra,
garantindo poder obter a sua informação em tempo útil.

Não me vou alongar mais.

NOTA FINAL: Por favor não microfilmem requisições, nem facturas, nem mapas mensais de assiduidade, nem balancetes.

2 comentários:

CS disse...

Oh pá! Só agora é que dizes?! Lá foram 35 000 requisições microfilmadas...

Gui P. disse...

Não sairam!!!! Os artigos foram roubados, "ipsis verbis", da comunicação social imprensa.
Eu sei!!

CS? as coisas que vocês microfilmam!!!
Eu vou microfilmar, em 8mm, os almoços de natal do serviço. Vai ficar muito lindo.